(NOTETOSELF finn opprinnelig dato for publisering)
Håndbok i handlingslammelse - en Liten byråkratiordbok
For de fleste er det et mysterium hvorfor byråkrati får anledning til å vokse vilt og uhemmet selv om det virker som om alle er i mot det. Grunnen er at byråkratiseringa forkles i ord som får det til å virke som et tiltak som høres bra ut. Hvem kan vel være motstander av kvalitetssikring eller evaluering ?
Har satt opp en oversettelse av endel nøkkeluttrykk på bakgrunn av eget fornøyelig feltstudium i et koselig lite 130-personers byråkrati i Uitøs sentraladministrasjon i 2004.
Nøkkelord: Kontroll
Siden diverse statlige tilsyn/styrer/råd og utvalg som har en kontrollfunksjon aldri kan kontrollere at noe rett og slett fungerer i praksis, må de nøye seg med å kontrollere papirer i stedet for å kontrollere at det fungerer i virkelighetens verden. Dette øker sysselsettinga for jurister.
Dokumentere = skrive ned hva en gjør, slik at noen kan kontrollere det.
Tilsynsobjekt = institusjon som er offer for en byråkratisk kontroll.
Brevkontroll = statlige tilsyn/styrer/råd eller utvalg skal sitte i en annen ende av landet og lese en haug med dokumenter som måtte skrives i sakens anledning.
Utarbeide styrende dokumenter = skrive ned hvem som i teorien bestemmer hva, slik at en har en sjef å skylde på når regelverket ikke blir fulgt.
Kvalitetssikringssystem = en haug med regler som sier hvem som har plikt til å gjøre hva slik at en har noen å skylde på, og tilsynsmyndighetene har papirer de kan kontrollere.
Nøkkelord: Metabyråkrati. Fenomenet at en må lage en masse dokumenter ikke fordi de trenges, men slik at en annen offentlig myndighet skal ha noe å kontrollere, kalles metabyråkrati. (Sysselsettingstiltak for haudable jurister.)
Mantra: De fem viktigste ordene
Midler = penger
Virkemiddel = penger + noen regler om hvordan pengene skal fordeles
Virkemiddelapparat = summen av alle penger og regler om fordelinga av dem
NB: Det byråkratiske ordet “virkemiddel” må ikke forveksles med det politiske ordet “virkemiddel”.
I politikken betyr virkemiddel å si en skal gjøre et eller anna.
“Konkret virkemiddel” betyr i politikken å faktisk gjøre noe også.
Retningslinjer = regler noen i ledelsen har bestemt skal følges
Regler = ufravikelige retningslinjer
Regelverk = lover + forskrifter + retningslinjer + sedvaner + “sånn gjør vi det her”
Strategisk (1) = tenke mer enn en budsjettperiode fram.
Strategisk (2) = ledelsen tenker selv i stedet for mekanisk å følge reglene.
Strategisk (3) = bruke mer penger på noe en synes er viktig, og mindre på utgifter som er fastbundet.
Optimal ressursbruk = spare penger
Virksomhetens produkt: Papir
Brev = eneste ordentlige mellombyråkratiske kommunikasjonsform, utenom (lange) møter.
Brev ikke = e-post ! På tross av at nesten alle byråkrater synes e-post er enklere og bedre enn å sende ut pappir, er e-post regna som suspekt og ikke-offisielt. Dette av flere grunner:
Brev går fra en byråkrati til byråkrati (B2B) mens e-post går fra en person til en anna person (P2P). Dermed kan byråkrater utveksle meninger uten underskrift fra en sjef. Mail roter til hierarkiet og kontrollen ovenfra siden det følger ikke -> Tjenestesvei.
Underskrifter. Hvor viktig et brev er, bestemmes av to ting (1) hvor høyt oppe i systemet den eller de som undertegner brevet sitter, og hvor mange ganger mantra-ordet “midler” forekommer.
Arkivet. Alt som er viktig skal før eller siden printes ut og stables bort i papirform. For det sier retningslinjene ennå i 2004.
Utredning
Utredning er det kanskje mest sysselsettingsskapende begrep i byråkratiet.
Dette inneholder så mangt. f. eks hvis man er i mot et vedtak kan det stoppes med påstanden om at saken ikke er godt nok utredet. eller man kan “utrede” saken ev konsekvensene/følgene av en avgjørelse for å forhindre at det noensinne kommer til å skje noe med saken
Sagt: ja dette var en meget god ide som vi må utrede videre (betyr: when hell freeze over)
Sagt: Jeg kan ikke gå inn for dette før vi har utredet konsekvensene av dette, selv om jeg synes forslaget er meget godt og jeg støtter det i utgangspunktet fullt ut. Betyr: vedkommende har lyst tilå stappe forslaget en viss plass, men ønsker ikke eller anser det som karrieremessig/politisk selvmord å være mot forslaget.
Verb
finner det hensiktsmessig at = vil at
Administrasjonen henstiller om …. = saksbehandleren som handler ihht. regelverket har bestemt at…
Direktøren henstiller om = det er veldig, veldig viktig at du gjør slik saksbehandleren har funnet ut at reglene sier du skal gjøre.
Følge tjenestesvei = sørge for at saken går sendes oppover og nedover i hierarkiet istedenfor å gå rett til den som kunne ordna den kjapt. Dette for å sørge for at de(n) som er sjef på papiret får anledning til å trenere den.
Måter å sørge for Trenering / si nei …konsekvensene av forslaget er ikke tilstrekkelig utredet = NEI …forslaget vil føre til eksessiv ressursbruk = bortkasta tid
Kodeord for byråkratisering
Rapportering, innrapportering Sende oversikt over hva en gjør til en skuff/arkivskap et annet sted i landet for å (1) påføre merarbeid (2) opprettholde illusjonen om ledelsen har oversikt over hva som skjer (3) aggregere sammen hva som gjøres til tallform slik at det kan sammenlignes, og dermed kan presenteres som en søyle i en powerpointpresentasjon.
Kvalitetssikre, innføre minimumsstandard = Vanligste metoder for byråkratisering. Ved hjelp av regler og rapportering (se denne) sørge for at de ansatte bruker tiden på å skrive brev, fylle ut skjema, og skrive rapporter i stedet for å gjøre det de egentlig burde ha gjort.
Høring, utarbeide handlingsplan, kontrollere, utarbeide nasjonal standard…. andre ord for det samme…
Ord for å kamuflere byråkratisering
Nasjonal … = skal bestemmes i Oslo
Økt styring = mindre selvbestemmelse
Fleksibel = ikke bestemt av regelverk (hvis noe ikke er oppgitt som fleksibelt er det m.a.o. regelbestemt)
Skjønn = synsing som ikke kan overprøves
Trusler!
Avvik fra regelverket = praksis er forskjellig fra tilsynsmyndighetenes egen tolkning av reglene. Siden alle offentlige etater må finne seg i alle andre offentlige etaters regeltolkninger, er dette en eufemisme for regelbrudd.
-det vises til styresak 01/01 = saksbehandleren finner et bibelsitat for å vise at det som skal besluttes allerede er bestemt av ledelsen. Hvorvidt utfallet er i henhold til ledelsens intensjoner er underordnet, ettersom saksbehandleren ikke kan lastes for beslutninger som ser ut som om de er tatt i styresaka.
10 Hvor er hjemmelen ???
Sagt av direktør: Når en har truet med at noe har konsekvenser, må en finne en regel som sier at en faktisk har lov til å påføre andre mennesker lidelse.
Sagt av saksbehandler: Vedkommende som sier det skal påpeke at hun eller han er jurist, mens den som det snakkes til ikke er jurist og omtaler alt som “regelverk”, hva det enn er.
Sagt av et offentlig tilsyn: Oooooch!!! Her blir det bråk!
Aktører
Jurist: Person som drømte om å bli millionæradvokat, men som pga. middelmådige karakterer er dømt til evig pine som saksbehandler. Saksbehandler: Person som tidlig i karrieren har blitt tatt av et skred av papir.
Arkivet: Om direktørene er organisasjonen (ofte sovende) hjerne, så er arkivet organisasjonens hukommelse…Består oftest av noen trivelige damer som vil ha alt skriver i to stemplede kopier.
Direktør: Person hvis tilværelse er sammensatt av tre komponenter: (1) fly mellom møter og kongresser og holde powerpointpresentasjoner (2) gi autografen sin til ivrige autografjegere i form av saksbehandlere (3) sitte å glo i budsjetter å si at “her må vi foreta omprioritering”